Abwesenheitsnotiz – Was tun, wenn ein Mitarbeiter erkrankt?

emailAbwesenheitsnotiz im Urlaub  das Thema kennt jeder. Doch wie sieht es im Fall einer Krankheit oder eines längeren Arbeitsausfalls aus? Darf der Arbeitgeber dann auf den Account des Mitarbeiters zugreifen, E-Mails lesen und eine Abwesenheitsnotiz erstellen oder nicht?

Im besten Fall löst sich das Problem von selbst, wenn der erkrankte Mitarbeiter bspw. über eine Web App wie Outlook/OWA von Zuhause aus auf seinen Account zugreifen und die Abwesenheitsnotiz/ Weiterleitung nachträglich selbst aktivieren kann. Auch gibt es mittlerweile einige kostenpflichtige Softwarelösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Abwesenheitsnotizen über den Server für alle Mitarbeiter zentral einzurichten und zu verwalten, ohne dass dabei ein direkter Zugriff auf das Postfach des Mitarbeiters erfolgen muss. Dazu zählen beispielsweise der CI-Out of Office Manager von ci-soft und OOF-Admin von selisoft.

Doch was tun, wenn weder Variante 1 möglich ist, noch das Unternehmen über eine entsprechende Softwarelösung verfügt? Dann wird es oftmals zwingend erforderlich, direkt auf den E-Mail-Account des Mitarbeiters zuzugreifen, um Mails abrufen und Abwesenheitsnotizen einrichten zu können.

Doch ist das überhaupt erlaubt?

Zugriff auf E-Mail-Accounts von Mitarbeitern: eine Frage der Nutzung

Zuerst einmal muss man sich hier die Frage stellen, ob eine private Nutzung des dienstlichen Accounts vom Arbeitgeber erlaubt ist oder nicht. Gesetzt dem Fall, dass der Arbeitgeber eine private Nutzung strikt untersagt, darf dieser unter bestimmten Voraussetzungen (siehe Punkt „Zugriff auf E-Mail-Accounts von Arbeitnehmern“) auf die dienstlichen E-Mails zugreifen. Wird das Thema im Arbeitsvertrag oder einer dienstlichen Vereinbarung nicht erwähnt, so ist zudem ebenfalls erst einmal davon auszugehen, dass die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts nicht für private Zwecke gedacht und somit generell untersagt ist.

So weit, so klar. Doch wie sieht es aus, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt hat?

Wäre eine private Nutzung erlaubt, dann würde das bedeuten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den privaten Mailverkehr über den Unternehmensserver zur Verfügung stellt. Dennoch ist der Arbeitgeber kein „Diensteanbieter“ im Sinne des Telemediengesetzes und damit zur Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Somit wäre die Einsicht der privaten Mails durch die Geschäftsleitung und die Kollegen nicht gestattet. Der Arbeitgeber darf private Mails weder speichern, lesen oder archivieren, noch im Zuge eines Backups sichern. Anders sieht es für dienstliche E-Mails aus. Um hierbei jedoch einen ordnungsgemäßen Zugriff auf die richtigen Mails sicherstellen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass der Mitarbeiter private und dienstliche Mails stets klar und deutlich trennt. Dies kann beispielsweise erfolgen, in dem der Arbeitnehmer private E-Mails in der Betreffzeile explizit als solche kennzeichnet (Betreff: [privat] Gemeinsames Abendessen). Grundsätzlich gilt zudem, dass der Arbeitgeber auf keinen Fall auf Logfiles zugreifen darf, da hier neben dem Empfänger auch der Absender geloggt werden kann.

Zugriff auf E-Mail-Accounts von Mitarbeitern

Wird auf die E-Mails eines erkrankten Mitarbeiters zugegriffen, gibt es folgende Punkte zu beachten:

  • Der Zugriff muss im 4-Augen-Prinzip, idealerweise gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens, erfolgen.
  • Es ist ein Protokoll anzulegen, wann und mit welcher Erforderlichkeit der Zugriff erfolgte, zu welchen Dateien, Dokumenten und E-Mails Einsicht gewährt wurde.
  • Außerdem sollte durch technisch organisatorische Maßnahmen, kurz Tom’s, geprüft werden, inwieweit solche Eingriffe auf ein Minimum beschränkt werden können.

Wie kann man solchen Problemen vorbeugen?

Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, ist es sinnvoll bereits im Vorfeld eine Vertreterregelung zu vereinbaren bzw. die Einwilligung des Arbeitnehmers einzuholen. In dieser ist klar geregelt, wer in Abwesenheit des Arbeitnehmers Zugriff auf das Postfach hat und an wen Mails weitergeleitet werden. Diese Vereinbarungen helfen über datenschutzrechtliche Verbote hinweg, sind aber nicht zu verallgemeinern und aus datenschutzrechtlicher Sicht einzuhalten.

Wie wir alle wissen, hat der Arbeitgeber großes Interesse daran den Arbeitsablauf aufrecht zu erhalten. So sollte aus wirtschaftlicher Sicht immer vorab eine Lösung gefunden werden, nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Chefetage. Das heißt: Wird der Punkt der privaten/ dienstlichen Nutzung von E-Mail-Accounts bereits im Arbeitsvertrag verankert, können viele Probleme von Anfang an unterbunden und damit ggf. ein großer wirtschaftlicher Schaden für die Firma abgewendet werden (z. B. wenn aufgrund der Erkrankung und dadurch ungelesener E-Mails, Aufträge zeitlich nicht eingehalten werden).

Prinzipiell ist eher davon abzusehen, Arbeitnehmern dienstliche Accounts für private Zwecke zur Verfügung zu stellen, da man sich als Arbeitgeber auf dünnem Eis bewegt und sich im schlimmsten Fall vor Gericht zu verantworten hat.